館藏各項會議紀錄整理卷頭語

本校對於校史文獻保存的重視，1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」

因此，本館現典藏較為完整的英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄的紙本紀錄，也有：董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等紙本資料(2006年以前)。

會議紀錄是如實的記載某次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化的記錄，完整的紀錄著會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政或改革時的參考素材或依據。因此各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編製的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果等。

2013年11月，陳格理館長指示流通組，要針對館藏的校史文獻規劃出整理的優先順序，以及思考數位化的進行。2014年2月17日第二學期開始，我們進行館內現有的行政會議記錄(英文版、中文版兩種)的掃描，先從1957年的英文版行政會議紀錄、1972年中文版行政會紀錄、1972年中文校務會議紀錄等三種，逐年分別處理，並試著將中文版各次的紀錄分析「詞條」，英文版紀錄則嘗試以現有軟體「轉成文字檔」，再逐筆上傳到「虛擬校史館」的「文獻區」，提供檢索、瀏覽、使用。

    私立東海大學行政會議紀錄

時間：民國六十一年十一月廿日上午十時十分

地點：會議室

出席：出席委員均冠以星標

＊謝校長    ＊唐教務長    ＊張訓導長    ＊馮總務長

＊杜院長    ＊陳院長        ＊高院長       

主席：謝校長                紀錄：張政柄

一、祈禱：馮總務長

二、報告事項：

1.校長報告本月十四日發展計劃小組會議開會商討本校今後之發展計劃情形。

2.中國訓育學會昨日通過頒發本校張訓導長首屆訓育獎章。

3.四年全體男生定於本月廿九日(星期三)前往三總醫院接受預官考選體檢，除請教務處給予公假外，並擬請通知有關任課老師，屆時請勿舉行考試。

三、討論通過事項：

1.會中通過同意何鶴壽、陳問梅等先生分別應中興大學之聘，每週前往兼課三小時。

2.中興大學擬騁楊承祖教授前往該校每週兼課三小時一案，會中決議，因楊教授已在校內超授二小時，依章其在校內超授之時數應減為一小時，俾符規定。

3.會中決議歷史系楊紹震主任因應中興大學之聘，每週兼課三小時，故其在校內之超授時數，依章自應喊為一小時。

4.哈佛燕京社函請本校推薦明年度赴美進修人員(限人文及社會科學者)，會中通過，請校長函復該社，本校本年度暫不擬推薦明年度進修人選，唯希該社能修改辦法，今後對私立學校所推薦之人選，予優先考慮。

5.會中通過成立慶祝耶誕節籌備委員會，由馮總務長任召集人，呂士朋、羅芳華、郭旭明、劉富理、顧紹昌、莊濟安等先生為委員。

四、上午十一時半散會