館藏各項會議紀錄整理卷頭語
本校對於校史文獻保存的重視，1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」
因此，本館現典藏較為完整的英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄的紙本紀錄，也有：董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等紙本資料(2006年以前)。
會議紀錄是如實的記載某次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化的記錄，完整的紀錄著會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政或改革時的參考素材或依據。因此各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編製的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果等。
2013年11月，陳格理館長指示流通組，要針對館藏的校史文獻規劃出整理的優先順序，以及思考數位化的進行。2014年2月17日第二學期開始，我們進行館內現有的行政會議記錄(英文版、中文版兩種)的掃描，先從1957年的英文版行政會議紀錄、1972年中文版行政會紀錄、1972年中文校務會議紀錄等三種，逐年分別處理，並試著將中文版各次的紀錄分析「詞條」，英文版紀錄則嘗試以現有軟體「轉成文字檔」，再逐筆上傳到「虛擬校史館」的「文獻區」，提供檢索、瀏覽、使用。
私立東海大學行政會議紀錄
時間：民國六十一年十一月廿七日上午十時十分
地點：會議室
出席：出席委員均冠以星標
＊謝校長 ＊唐教務長 ＊張訓導長 ＊馮總務長
＊杜院長 ＊陳院長 ＊高院長
主席：謝校長 紀錄：張政柄
一、祈禱：唐教務長
二、報告事項：
1.校長報告本學年度選舉校務、教務兩委員會委員之結果。委員名單如附件。
2.章則委員會前承行政會議之請，於上週就教育部新頒之大學法與本校現行行政章則是否有牴觸，曾開會討論。會中高院長代表章則委員會報告該會開會情形，並提供若干擬請修正之意見。
3.本校剩餘之空地應如何有效利用始能獲致最大收益一事，歷年雖曾不斷研討，惜無適宜辦法。近正考慮增設畜牧系，擬藉此廣大空地，改植牧草，以為畜牧農場。如此既可作育人才，又能增進收益，為特委請高院長於上週赴台北與美國專家及農復會等研討，彼等咸認此事大有可為，復承農復會熱心協助，慨允於本星期四派遣專家來校實地勘察。
4.唐教務長報告獎學金委員會本學年度所核定之各種獎助學金得獎人名額及獎金金額如下：
A.新生獎學金五名 獎金共計一七一○○元
B.學費獎學金廿九名 獎金共計一○八六○○元
C.指定獎學金四名 獎金共計一七○○○元
D.清寒獎助金五十六名 獎金共計一一二六○○元
以上四項共九十四名合計二六四三○○元(校外獎學金，勞作工讀金，及研究生獎學金未包括在內)
三、討論通過事項：
1.會中通過仍照往例於耶誕節時，由本校撥出新台幣五千元，以分贈廿五名清寒優秀學生，用宏主愛。
四、上午十一時半散會
敬啟者：茲將61學年度校務會務會議教授副教授代表選舉曁教務會議代表選舉結果分別奉告如後：
一、計各發出選舉票一四五張。
二、收回校務會議選舉票五十三張，教務會議選舉票五十三張。(內廢粟乙張)
三、校務會議當選代表十九人。
李長貴 田克明 王錦堂 曾博文 胡兆煇劉文潭 馮之斅 呂士朋 席汝楫 趙經羲
方師鐸 于名振 祁樂同 楊承祖 李聲庭
王天昌 江舉謙 孫善聯 史威廉
四、教務會議當選代表廿九人。
劉文潭 王錦堂 呂士朋 田克明 趙經羲
曾博文 李長貴 蔡啟清 廖勝雄 馮之斅
方師鐸 楊承祖 蓆汝楫 于名振 胡兆煇
祁樂同 孫善聯 王天昌 孫景富 劉富理
薛順雄 陳 邁 孫清山 李聲庭 湯承業
江舉謙 張玉生 郭永肋 莊 喆
敬希
察照，駕荷。
此致
先生
校長室啟
六一年十一月廿六日
