館藏各項會議紀錄整理卷頭語

本校對於校史文獻保存的重視，1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」

因此，本館現典藏較為完整的英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄的紙本紀錄，也有：董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等紙本資料(2006年以前)。

會議紀錄是如實的記載某次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化的記錄，完整的紀錄著會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政或改革時的參考素材或依據。因此各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編製的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果等。

2013年11月，陳格理館長指示流通組，要針對館藏的校史文獻規劃出整理的優先順序，以及思考數位化的進行。2014年2月17日第二學期開始，我們進行館內現有的行政會議記錄(英文版、中文版兩種)的掃描，先從1957年的英文版行政會議紀錄、1972年中文版行政會紀錄、1972年中文校務會議紀錄等三種，逐年分別處理，並試著將中文版各次的紀錄分析「詞條」，英文版紀錄則嘗試以現有軟體「轉成文字檔」，再逐筆上傳到「虛擬校史館」的「文獻區」，提供檢索、瀏覽、使用。

    私立東海大學行政會議紀錄

時間：民國六十一年十二月十一日上午十時十分

地點：會議室

出席：出席委員均冠以星標

＊謝校長    ＊唐教務長    ＊張訓導長    ＊馮總務長

＊杜院長    ＊陳院長        ＊高院長       

主席：謝校長                紀錄：張政柄

一、祈禱：杜院長

二、報告事項：

1.杜院長報告本校政洽系參加此次選舉監督實習工作之同學，因部份限於年齡規定，具有資格參加者已減為人。

2.會中邀請圖書館長萬樂圖先生列席報告，萬館長除對未來館長人選表示意見外，並就館內同仁地位，館舍不切實用，圖書經費等項提出若干問題。

3.馮總務長報告本校為遵照蔣院長節約指示，對本年耶誕節造府報佳音者，請一概勿予招待，惟希校長及各處院長能捐贈獎品，以助該晚摸彩餘興。

三、討論通過事項：

1.音樂系主任羅芳華先生應邀於會中試放原有校歌之錄音。為求校歌歌詞深入淺出，且能表現本校之特色，會中通過擬先廣徵歌詞，再請專家譜曲。

2.長老會傳教士McCall函請准予其子明年度以特別生身份來校就讀，並詢問收費標準及入學手續等一案，會中決議收費按一般學生標準辦理，入學手續應由其本人逕向教育部文教處申辦。

3.為配合本校發展，有待興建之校舍甚多，馮總務長就建築委員會所商討之各項興建計劃，詳予報告，會中決議本年度列為優先建造者為學生宿舍，希於明年暑假中完成男女生宿舍各一棟，由本校建築系負責設計。

4.對夜間部學生能否借閱圖書問題，會中通過先請夜間部就各校夜間部之借書辦法作一調查，然後再提由本會決議。

5.物理系簽請准予於寒假期間舉辦物理教育改進研討會一節，會中已於通過。

四、上午十一時五十五分散會