館藏各項會議紀錄整理卷頭語

本校對於校史文獻保存的重視，1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」

因此，本館現典藏較為完整的英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄的紙本紀錄，也有：董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等紙本資料(2006年以前)。

會議紀錄是如實的記載某次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化的記錄，完整的紀錄著會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政或改革時的參考素材或依據。因此各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編製的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果等。

2013年11月，陳格理館長指示流通組，要針對館藏的校史文獻規劃出整理的優先順序，以及思考數位化的進行。2014年2月17日第二學期開始，我們進行館內現有的行政會議記錄(英文版、中文版兩種)的掃描，先從1957年的英文版行政會議紀錄、1972年中文版行政會紀錄、1972年中文校務會議紀錄等三種，逐年分別處理，並試著將中文版各次的紀錄分析「詞條」，英文版紀錄則嘗試以現有軟體「轉成文字檔」，再逐筆上傳到「虛擬校史館」的「文獻區」，提供檢索、瀏覽、使用。

    私立東海大學行政會議紀錄

時間：民國六十一年十二月廿七日上午九時十分

地點：會議室

出席：出席委員均冠以星標

＊謝校長    ＊唐教務長    ＊張訓導長    ＊馮總務長

＊杜院長    ＊陳院長        ＊高院長       

主席：謝校長                紀錄：張政柄

一、祈禱：陳院長

二、報告事項：

1.聯董會來函，核准建築系莊喆先生明年度赴美國密西根大學進修一年，及漢寶德先生赴英國愛丁堡等地考察九個月。

2.杜院長報告此次代表我國前往菲律賓出席亞洲國家言言會議經過情形。

3.有關教授會建議：(一)改進醫療保健辦法，(二)普遍添設電話分機等問題，已交由總務處議具改善辦法後，再提會討論。

三、討論通過事項：

1.自下學年度起，凡受本校資助出國進修，或遣派出國考察人員(女姓人員不適用本條例)，於核准出國進修或考察期間，不論職等，一律支領原薪四分之三為其留居校園之直系親屬生活費。

2.中華民國社區發展研究訓練中心來函，以該中心顧問斐力樂博士等人擬於明年二月九日至同月十六日，借用本校宗教活動中心及學生宿舍，以舉辦小型實驗訓練計劃一案，會中已予通通。

3.會中通過，退休教授於遷居退休住宅後，如因故他遷，而自顯將其居住之退休住宅繳還學校者，學校將贈送相當其退休時一個月薪津之遷移費。

4.有關夜間部學生借用圖書問題，會中通過，交由圖書委員會研議辦法。

5.亞洲基金會函請本校成立台灣省歷史研究中心，並捐贈本校新台幣六萬零四百元，以為該中心籌備費用一案，會中決議，原則上先予接受，細節俟與歷史系研究後決定。

四、上午十一時散會