館藏各項會議紀錄整理卷頭語

本校對於校史文獻保存的重視，1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」

因此，本館現典藏較為完整的英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄的紙本紀錄，也有：董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等紙本資料(2006年以前)。

會議紀錄是如實的記載某次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化的記錄，完整的紀錄著會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政或改革時的參考素材或依據。因此各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編製的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果等。

2013年11月，陳格理館長指示流通組，要針對館藏的校史文獻規劃出整理的優先順序，以及思考數位化的進行。2014年2月17日第二學期開始，我們進行館內現有的行政會議記錄(英文版、中文版兩種)的掃描，先從1957年的英文版行政會議紀錄、1972年中文版行政會紀錄、1972年中文校務會議紀錄等三種，逐年分別處理，並試著將中文版各次的紀錄分析「詞條」，英文版紀錄則嘗試以現有軟體「轉成文字檔」，再逐筆上傳到「虛擬校史館」的「文獻區」，提供檢索、瀏覽、使用。

     私立東海大學行政會議紀錄

時間：民國六十二年三月五日上午十時十分

地點：會議室

出席：出席先生均冠以星標

＊謝校長    ＊唐教務長    ＊張訓導長    ＊馮總務長

＊杜院長    ＊陳院長        ＊高院長

＊勞比博士

主席：謝校長                紀錄：張政柄

一、祈禱：馮總務長

二、報告事項：

1.此次行政會議適逢聯董會執行秘書勞此博士來校訪問，校長特邀請與會俾交換意見。

2.高院長報告環境科學研究中心各項計劃。

3.勞比博士報告：本人此次前往香港參加基督教大學校長籌備會議，順道訪問東海，適因美金貶值，故所作報告或恐難為諸位滿意。

聯董會自實施逐年減少經常費之政策後，上年度已減少東海經常費計四千五百美元，本年度究減少若干，目前尚難預卜，惟對其他特殊用途之要求，聯董會將仍予考慮，諸如開闢農場等計劃，如能促使實現，其所需經費，可以支持。興建建築系及環境科學研究中心校舍之經費，前已籌得美金二萬五千元，近又獲致二萬五千美元，加上正向三個教會申請之一萬五千美元，共計已有六萬五千美元。此項計劃之總目標為十三萬美元，不足之數，聯董會正積極設法中。

關於相對基金之比率問題，如果校友講座基金能如數籌足台幣一百五十萬元，聯董會願意提高相對基金比率至1比3，若東海能一次募得基金二十萬美元，聯聯會願將相對基金比率提高至1比4，以期湊足一百萬美元之基金。

聯董會現有募捐專家二人，東海如需借重，當可介紹來校策劃募捐事宜。

三、上午十一時五十分散會