「虛擬校史館」資料庫(或網頁)初期的規劃，從思考如何將館藏各項校史文獻的資料，逐一掃瞄或鍵檔(有word檔者直接轉檔)，以PDF的型態加上「關鍵詞」的檢索方式，提供讀者檢索的構想出發。

首頁安排有：「簡介」、「校史」、「老照片」、「文獻區」、「名人錄」、「歷任校長」、「歷任董事長」、「歷任董事」、「校長的話」、「畫說東海」、「東海特藏」等大項。

各大項下再依資料性質的不同而細分成數小項，如「文獻區」，細分為：「早期文獻」、「單位文獻」、「圖書館文獻」、「董事會議紀錄」、「校務會議紀錄」、「行政會議紀錄」、「教務會議紀錄」、「學務會議紀錄」、「勞教會議紀錄」、「圖書館日誌」、「管院分館紀事」、「東海學報」、「東海校刊」、「圖書館館訊」等項目。