館藏各項會議紀錄整理卷頭語

本校對於校史文獻保存的重視，1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」

因此，本館現典藏較為完整的英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄的紙本紀錄，也有：董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等紙本資料(2006年以前)。

會議紀錄是如實的記載某次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化的記錄，完整的紀錄著會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政或改革時的參考素材或依據。因此各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編製的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果等。

2013年11月，陳格理館長指示流通組，要針對館藏的校史文獻規劃出整理的優先順序，以及思考數位化的進行。2014年2月17日第二學期開始，我們進行館內現有的行政會議記錄(英文版、中文版兩種)的掃描，先從1957年的英文版行政會議紀錄、1972年中文版行政會紀錄、1972年中文校務會議紀錄等三種，逐年分別處理，並試著將中文版各次的紀錄分析「詞條」，英文版紀錄則嘗試以現有軟體「轉成文字檔」，再逐筆上傳到「虛擬校史館」的「文獻區」，提供檢索、瀏覽、使用。

        私立東海大學行政會議紀錄

時間：民國六十一年八月十四日上午九時

地點：會議室

出席：出席委員均冠以星標

＊謝校長         ＊唐教務長            ＊張訓導長

＊馮總務長       ＊杜院長              ＊陳院長

＊高院長         ＊周總歉官

主席：謝校長                紀錄：張政柄

一、祈禱：陳院長

二、報告事項：

1.聯董會函囑遴選推薦六十二學年度出國進修人員，並限於本年十一月十五日前報請備查。

2.基於需耍，總務處自六十一學年度起新成立一保管組，由原事務組陳俊仁先生調升負責該組樂務。

3.課外活動組主任陳政雄先生離職，遺缺擬聘郭旭明先生接替。

4.本核本年度共錄取新生637名，各院人數及男女生之比率如下表：

5.就本校本年度錄取新生中，分別從文、理、工三院抽取外文系、化學系、化工系為代表，其最低錄取分數與其他院校相同學系之最低成績比較，本校均名列第四。

6.關於附小申請擴大招生一案，經小組討論並提供意見如下：

甲、因擴充名額所引起之問題末獲得解決前，暫照五十九年四月廿七日行政會議通過之「附小申請入學辦法」辦理。

乙、附小教員待遇偏低，應請大學設法增撥課業研究費或其他補助費以資補助。

7.報告女生宿舍擴建及加築圍牆計劃。

8.報告教室大樓施工之預計進度，該大樓可望於明年三月間落成。

三、討論通過事項：

1.會中通過夜間部主任、副主任其職務分別相當於五小時及三小時之教學時數。

2.夜間部學生能否進出圖書館一節，會中通過夜間部學生祇准使用闋覽室，其他如書庫、參考室、期刊室等暫不開放。

3.靜宜文理學院擬聘請本校中文系教授江舉謙先生為該校兼任特約講座，每週謂授文字學二小時一節，會中通過同意江教授兼授該項課程。

4.會中通過在出國進修與返校服務年限之規定未修改前，吳青木先生之離校可視作一個案，由校長斟酌處理。

5.工學院高院長等，應國際貝克力公司之邀擔任該公司顯問，負責設計人事管理及工業工程等工作，其所獲報酬，會中決議先請編列預算，俟通過後，該工作成為研究及服務中心之一項計劃，由高院長為執行人。

6.下學年度招生人數增加，基本勞作究宜如何適應，會中通過擬採用勞作室所擬之第二方案，即基本勞作仍維持二年，唯將一年級調整為五組或六組，二年級保持原狀。

四、上午十一時散會。