館藏各項會議紀錄整理卷頭語

本校對於校史文獻保存的重視，1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」

因此，本館現典藏較為完整的英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄的紙本紀錄，也有：董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等紙本資料(2006年以前)。

會議紀錄是如實的記載某次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化的記錄，完整的紀錄著會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政或改革時的參考素材或依據。因此各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編製的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果等。

2013年11月，陳格理館長指示流通組，要針對館藏的校史文獻規劃出整理的優先順序，以及思考數位化的進行。2014年2月17日第二學期開始，我們進行館內現有的行政會議記錄(英文版、中文版兩種)的掃描，先從1957年的英文版行政會議紀錄、1972年中文版行政會紀錄、1972年中文校務會議紀錄等三種，逐年分別處理，並試著將中文版各次的紀錄分析「詞條」，英文版紀錄則嘗試以現有軟體「轉成文字檔」，再逐筆上傳到「虛擬校史館」的「文獻區」，提供檢索、瀏覽、使用。

    私立東海大學行政會議紀錄

時間：民國六十一年九月三十日上午九時半

地點：會議室

出席：出席委員均冠以星標

＊謝校長    ＊唐教務長    ＊張訓導長    ＊馮總務長

＊杜院長    ＊陳院長        ＊高院長        ＊周總教官

主席：謝校長                紀錄：張政柄

一、祈禱：唐教務長

二、報告事項

1.校長報告此次行政會議所以提前召開，旨在商討中日邦交斷絕後，本校應有之措施。

2.校長報告出席九月廿九日董事會述職情形。

3.加聘呂士朋教授為本學年度圖書委員會委員，呂教授係代表夜間部出任該委員會委員。

4.化學系主任鄭得安教授休假，系務聘由該系林碧堯講師暫代。

5.自本學年度起圖書館使用時間暫定：

(A)星期一至星期六照舊。

(B)星期日下午二時正開放，晚上十時正關閉。

三、討論事項：

1.關於日匪勾結事件：日本田中政府背信忘義，與匪勾結，我政府為嚴正表明反共復國之決策不變，已毅然與日本斷絕邦交，本校為擁護政府之此一措施，會中特通過：

A.全校師生應遵照指示，處變不驚，一切愛國言行，限在校內活動。

B.任何譴責，應以日本田中政府為對象，不可牽涉日本人民。

C.請訓導長告誡本校四名日籍學生，儘可放心求學，唯應注意自己言行，以免引起誤會，發生糾紛。

2.關於校慶活動，會中通過：

A.今年校慶仍照往例，停課一天，並舉辦各項活動，以示慶祝。

B.原訂十一月一日(星期三)之動員月會，順延至翌日校慶日上午九時舉行，邀請名人屆時來校演講。

C.請馮總務長，張訓導長，周總教官，郭旭明主任，曾博文主任為校慶籌備委員會委員，由馮總務長任召集人。

3.關于本校教員超授鐘點費支付手續，應先由各該系主任填具超授鐘點費申請表，經提請院長，教務長審查再送請校長核准後，交會計室辦理，申請表格□□□□□□□□□□□□□□□□□。

4.九月十八日行政會議紀錄中有關夜間部兼課時數如何計算一項，會中通過更正如下：「凡教員於日間部每週上課滿九小時，或開課達三門者，其在夜間部兼課之鐘點費，得依在夜間部實際兼課時數計算之。」

5.會中通過遵照教育部之規定，自本學年度起，課外活動組易名課外指導組，生活指導組易名生活管理組，至該二組業務，在未重新劃分前，暫仍照舊。

四、上午十時半散會