館藏各項會議紀錄整理卷頭語

本校對於校史文獻保存的重視，1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」

因此，本館現典藏較為完整的英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄的紙本紀錄，也有：董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等紙本資料(2006年以前)。

會議紀錄是如實的記載某次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化的記錄，完整的紀錄著會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政或改革時的參考素材或依據。因此各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編製的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果等。

2013年11月，陳格理館長指示流通組，要針對館藏的校史文獻規劃出整理的優先順序，以及思考數位化的進行。2014年2月17日第二學期開始，我們進行館內現有的行政會議記錄(英文版、中文版兩種)的掃描，先從1957年的英文版行政會議紀錄、1972年中文版行政會紀錄、1972年中文校務會議紀錄等三種，逐年分別處理，並試著將中文版各次的紀錄分析「詞條」，英文版紀錄則嘗試以現有軟體「轉成文字檔」，再逐筆上傳到「虛擬校史館」的「文獻區」，提供檢索、瀏覽、使用。

    私立東海大學行政會議紀錄

時間：民國六十一年十二月十八日上午十時十分

地點：會議室

出席：出席委員均冠以星標

＊謝校長    ＊唐教務長    ＊張訓導長    ＊馮總務長

＊杜院長    ＊陳院長        ＊高院長       

主席：謝校長                紀錄：張政柄

一、祈禱：高院長

二、報告事項：

1.Kellogg教授自美來函捐贈本校美金一百元，並表示二年後願來此歷史系任教，本校除函謝外，請其逕向聯董會接洽。

2.此次公職選舉，參加監督實習工作之本校政治系30名同學，經選取14名，彼等已接受為期一天之選務訓練，將於本月廿三日派赴本市北屯區擔任監選工作。

3.本月廿三日投票選舉中央民意代表，台灣省議員及縣市長，西屯區公所為兼顯校外居民之投票，仍擬依照往例將票匭置於男生交誼廳內，本校為便於同仁投票，屆時將備有交通車接送。

三、討論通過事項：

1.訓導處夏禹卿先生此次罹患血尿病及攝護腺腫大，醫藥補助委員會建議請准予補助其因住院開刀所耗醫藥費之半數一節，會中准予通過。

2.環境科學研究中心提請調整該中心研究人員待遇一案，會中已予通過，(見附表)，並自下學期(六十二年三月一日)起開始實施。但該中心人貝如借住本校宿舍時，其房租津貼及交通費，自新辮法開始之日起，應歸本校所得。

3.為鼓勵全校師生踴躍投票，經決議本星期六停課一天，星期五下午三、四年級停課，一、二年級照常上課，但一、二年級具有投票資格之同學，星期五下午亦得申請公假。

4.有關徵求設計本校校旗圖樣一察，經決議如次：

(一)全部應徵作品計五十七件均不夠理想，故不探用。設計較優者為阮偉明(建)、粱永法(夜)、林李勝香(眷)、沙濟文(建)，各贈獎金貳百元(名次依應徵到達先後為序)。其餘落選者各酬紙筆費五十元。

(二)特請張文炳先生另繪圖樣提會決定。

5.本校財產管理辮法(附件二)經研討除第五章第一條修正為「本辮法經行改會通過後施行，修正時亦同」。其餘照案通過。

6.本校英文概況經議決後由賀榮貞小姐與員麗慈夫人共同修訂。

四、上午十一時卅五分散會