館藏各項會議紀錄整理卷頭語

本校對於校史文獻保存的重視，1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」

因此，本館現典藏較為完整的英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄的紙本紀錄，也有：董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等紙本資料(2006年以前)。

會議紀錄是如實的記載某次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化的記錄，完整的紀錄著會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政或改革時的參考素材或依據。因此各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編製的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果等。

2013年11月，陳格理館長指示流通組，要針對館藏的校史文獻規劃出整理的優先順序，以及思考數位化的進行。2014年2月17日第二學期開始，我們進行館內現有的行政會議記錄(英文版、中文版兩種)的掃描，先從1957年的英文版行政會議紀錄、1972年中文版行政會紀錄、1972年中文校務會議紀錄等三種，逐年分別處理，並試著將中文版各次的紀錄分析「詞條」，英文版紀錄則嘗試以現有軟體「轉成文字檔」，再逐筆上傳到「虛擬校史館」的「文獻區」，提供檢索、瀏覽、使用。

    私立東海大學行政會議紀錄

時間：民國六十一年九月四日上午九時

地點：會議室

出席：出席委員均冠以星標

＊謝校長    ＊唐教務長    ＊張訓導長    ＊馮總務長

＊杜院長    ＊陳院長        ＊高院長        ＊周總教官

主席：謝校長                紀錄：張政柄

一、祈禱：高院長

二、報告事項

1.勞此博士擬於十月十三日來校，十五日應邀演講。

2.化工系高昭仁主任出國進修，系務由陳世學先生兼代。

3本校香港僑生謝海添，於本月三日晚七時許，在大學前為摩托車撞傷，迅經附近同學護送沙鹿郭綜合醫院急救，除腿骨折斷外，並有腦震盪現象，尚未脫離險境，刻正由本校教官照料中。

4.中國工程師學會來函對本校支助該會所舉辦之六十一年近代工程技術討論會，深致謝悃。

5.教室大樓約於九月底開標，十月初起施工。

6.添製之教室坐椅，黑板均已完成，校園內幹道柏油路面正在拓寬中。理學院走廊內日即可整修，升旗台遷移至行政大樓前之三角形草地中央。本校員工消費合作社業已開過籌備會議。

三、討論事項：

1.會中通過對政洽系學生王金彬之邀約校外學生多人，擅入文學院教室私自舉行舞會一案，同意訓導處所擬，將舞會主辦人王金彬，比照去年十一月數學系於教室內舉行舞會之前例，記小過二次。

2.工工系三年級鄭姓學生，因佔用教職員單身房間，且不服事務人員勸導，雖事後悔悟道歉，會中同意訓導處所擬，予以書面警告之處分。

3.男生宿舍容量不足問題，會中通過在新宿舍未增建前暫於每間寢室增放一單層床以資補救。

4.本學年度奧柏林及香港教會擬保送外籍特別生七名，台南神學院擬保送進修生10名，會中均予通過。神學院學生除宿費外，免繳其他各費。

5.會中通過接受浸信會所推薦之該會傳道人王雲良女士來校傍聽，並同意女生宿舍如有空位時，得申請住宿，各種費用均照繳。

6.人文學科教授Dr. Dauglas Eowood之子Briam D.擬以特別生身份，申請入學一年，會中已予通過，並同意准其比照其他教職員子弟就讀本校得享受豁免學費之優待，免予繳交學費，至其他費用，仍應照繳。

7.會中重申本校房租津貼費用，教授？00元，副教授？00元，講師？00元，助教及及助……