館藏各項會議紀錄整理卷頭語

本校對於校史文獻保存的重視，1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」

因此，本館現典藏較為完整的英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄的紙本紀錄，也有：董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等紙本資料(2006年以前)。

會議紀錄是如實的記載某次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化的記錄，完整的紀錄著會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政或改革時的參考素材或依據。因此各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編製的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果等。

2013年11月，陳格理館長指示流通組，要針對館藏的校史文獻規劃出整理的優先順序，以及思考數位化的進行。2014年2月17日第二學期開始，我們進行館內現有的行政會議記錄(英文版、中文版兩種)的掃描，先從1957年的英文版行政會議紀錄、1972年中文版行政會紀錄、1972年中文校務會議紀錄等三種，逐年分別處理，並試著將中文版各次的紀錄分析「詞條」，英文版紀錄則嘗試以現有軟體「轉成文字檔」，再逐筆上傳到「虛擬校史館」的「文獻區」，提供檢索、瀏覽、使用。

    私立東海大學行政會議紀錄

時間：民國六十一年十月廿三日上午十時

地點：會議室

出席：出席委員均冠以星標

＊謝校長    ＊唐教務長    ＊張訓導長    ＊馮總務長

＊杜院長    ＊陳院長        ＊高院長        ＊周總教官

主席：謝校長                紀錄：張政柄

一、祈禱：陳院長

二、報告事項：

1.本月廿日聘審會通過劉文潭，張玉生，黎廣福等先生之升等案。

2.曾前校長應邀訂於十一月一日中午蒞校，以參加本校創校十七週年校慶。

3.教學視聽大樓擬採開標方式，召商承包，會中徵請與會委員廣為介紹可靠營造商來校投標。

三、討論通過事項：

1.會中通過張訓導長，蕭繼宗主任，羅芳華主任，謝培德主任，陳瑞洲先生為校歌選擇委員會委員。張訓導長為召集人。

2.有關教員校外兼課之規定，會中決議：「凡教員在校外兼課，應先請所在兼課學校函徵本校同意。又此項同意之有效期間，以一學年為限，次學年如需繼續兼課時，仍應依照本辦法之前項規定辦理之。」

3.中興大學聘請王忠魁先生兼任森林生態學一科，每週授課二小時一案，會中已予同意。

4.會中決定選擇男單身教職員宿與體育館間之空地，作為增建男生宿舍之場地。

四、上午十一時半散會。