館藏各項會議紀錄整理卷頭語

本校對於校史文獻保存的重視，1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」

因此，本館現典藏較為完整的英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄的紙本紀錄，也有：董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等紙本資料(2006年以前)。

會議紀錄是如實的記載某次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化的記錄，完整的紀錄著會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政或改革時的參考素材或依據。因此各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編製的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果等。

2013年11月，陳格理館長指示流通組，要針對館藏的校史文獻規劃出整理的優先順序，以及思考數位化的進行。2014年2月17日第二學期開始，我們進行館內現有的行政會議記錄(英文版、中文版兩種)的掃描，先從1957年的英文版行政會議紀錄、1972年中文版行政會紀錄、1972年中文校務會議紀錄等三種，逐年分別處理，並試著將中文版各次的紀錄分析「詞條」，英文版紀錄則嘗試以現有軟體「轉成文字檔」，再逐筆上傳到「虛擬校史館」的「文獻區」，提供檢索、瀏覽、使用。

    私立東海大學行政會議紀錄

時間：民國六十一年十一月六日上午十時

地點：會議室

出席：出席委員均冠以星標

＊謝校長    ＊唐教務長    ＊張訓導長    ＊馮總務長

＊杜院長    ＊陳院長        ＊高院長       

主席：謝校長                紀錄：張政柄

一、祈禱：張訓導長

二、報告事項：

1.教學視聽大樓在查董事長主持，郭頂順董事，高院長，馮總務長及建築委員會各委員等之協助下，已於本月二日邀約參與投標之八家營造商前來開楆竣事，結果由利華營造廠以330萬元得標，一俟訂約後，即擇期破土動工，至遲可望於明年五月底前落成。

2.哈佛燕京社來函，請本校推薦明年度赴美進修人員，該項人選以文學院為限，並囑於十二月一日前完成推薦手績。

3.本校上學年度經費收支情形，業經邀請勤業會計師事務所派員來校查賬完畢，提出查賬報告，並對本校以往之(1)大部開支未能使用支票致現金交付太多(2)材料欠缺保管制度等項提出改善建議。

4.此次勞比博士來校訪問，對總務工作曾作以下之表示。

A.總務處之成立，實屬必需。

B.保管組保管全校財產，亦有設立必要。

C.原有全校師生住校之現定，應請修正為學生至多2/3住校，職員則除有必要者外，應以不住校為原則，今後增建宿舍可本此原則為之，藉以減少學校之財務負擔。

三、討論事項：

1.會中通過請章則委員會就新頒佈之大學法與本校行政章則對照研究之，並堤出修改意見，但此項修改以本校現行章則與大學法有牴觸者為限。

四、上午十一時半散會