館藏各項會議紀錄整理卷頭語

本校對於校史文獻保存的重視，1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」

因此，本館現典藏較為完整的英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄的紙本紀錄，也有：董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等紙本資料(2006年以前)。

會議紀錄是如實的記載某次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化的記錄，完整的紀錄著會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政或改革時的參考素材或依據。因此各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編製的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果等。

2013年11月，陳格理館長指示流通組，要針對館藏的校史文獻規劃出整理的優先順序，以及思考數位化的進行。2014年2月17日第二學期開始，我們進行館內現有的行政會議記錄(英文版、中文版兩種)的掃描，先從1957年的英文版行政會議紀錄、1972年中文版行政會紀錄、1972年中文校務會議紀錄等三種，逐年分別處理，並試著將中文版各次的紀錄分析「詞條」，英文版紀錄則嘗試以現有軟體「轉成文字檔」，再逐筆上傳到「虛擬校史館」的「文獻區」，提供檢索、瀏覽、使用。

     私立東海大學行政會議紀錄

時間：民國六十二年三月十二日上午十時十分

地點：會議室

出席：出席委員均冠以星標

＊謝校長    ＊唐教務長    ＊張訓導長    ＊馮總務長

＊杜院長    ＊陳院長        ＊高院長

主席：謝校長                紀錄：張政柄

一、祈禱：唐教務長

二、報告事項：

1.校長報告本校下學年度各項收支預算。

2.本校聖樂團定於本月十一日至十四日赴台南、高雄、屏東及嘉義等地公演。

3.音樂系羅芳華主任應邀偕同小提琴家寇尼希，自本(三)月八日起前往巴基斯坦、印度、錫蘭、馬來西亞及新加坡等地演奏，預定四月二日返校，所遺課程將由潘里南講師及戴惠美助教分別暫代，至於系主任職務亦由潘里南講師代理。

4.新建男女生宿舍大樓，訂於今日下午三時由查董事長主持開標，馮總務長除已分邀建築委員會各委員屆時協助外並請與會委員撥冗參加。

5.今天為植樹節，特請查董事長主持植樹，地點在約農路旁。

開會之際，適查董事長蒞校，校長特邀請與會，並報告比博士上週來訪情形。

6.校長報告：勞比博士上週來校訪問，曾允本校如能一次籌足基金二十萬美元，聯董會願提供八十萬美元之相對基金，關於此項籌募工作，擬請董事會登高一呼，藉收宏效，至其他聯繫工作，交由本校校友聯絡室負責。

勞比博士對本校開闢農場一事，殊感興趣，茲擬於本星期三前往大甲農場參觀，俾資借鑑。

7.查董事長報告：此次勞比博士來訪，可謂適逢其時，客歲三月於香港相遇，曾以如何發展東海，力□說服，此次再度來校，承告對東海印象至佳，尤對開闢農場事，深表贊同。

相與論及夜間部問題時，本人不以為學生程度高低與將之成就有密切關連，而應視其有無愛國心及能否努力而定，往昔夜間部常以交通不使為慮，現此一問題暫已解決。

憶自接長董事會，三年來各項方針之擬定均甚正確，今後仍擬朝此方向繼續前進，私立學校因難在所難免，惟東海在謝校長之領導，及全校同仁之共同協助下，前途自必光明。

近閱東海學報，藉悉本校教師著述宏博，研究精闢，此種成績，除已請勞比博士士了解外，更應廣為介紹，俾貢獻社會。

三、討論事項：

1.會中決議，本校同學或同仁如需本校新編「概況」，可逕至保營組洽購，每本定價十元。

2.會中通冋教務處所擬該辦公室調整計劃案。

3.會中宣佈：「三月廿九日青年節，放假一天，卅日卅一日照常上課，同學不准藉故請假或請求調課，除公告外請教務處函各任課老師注意」。

四、上午十一時五十五分散會。