會議紀錄是如實的記載各次開會討論的過程內容與決議，是會議情況和內容的原始化紀錄，完整的紀錄各次會議的時間、地點、出席(列席)人員、主持人、議程(報告事項及通過事項)等基本資料。除了可以作為單位備忘用的歷史資料，更可以提供後人施政、改革或編寫歷史時的素材或參考依據。因此學校各級的會議紀錄，可以呈現學校組織編制的變化，人事的更迭，校舍工程建設的規劃、經費籌措(甚至是學校有無面臨過財務危機)、建築經過及落成時間，學校各項政策或計劃的擬定、執行及成果、系所單位的設立、更名等等。

東海對於校史文獻保存的重視，從1955年11月24日，校長室即發文函告各單位「保存完整史料」。1986年9月15日，圖書館胡家源副館長在「校史館籌備委員會議第一次會議」中報告：「行政會議記錄圖書館有保存。最早的英文版及最近的都保存了。吳校長時代的校刊，及校長報告書，謝校長時代的簡訊、梅校長時代的雙週刊(校刊)及董事會十週年報告等，圖書館都有保存。」從上述的記載，可以明白圖書館現所典藏的各項會議紀錄，得以較完整性的保存下來，是有其背景的。這些會議紀錄的蒐集與保存較為完整的，有：英文行政會議紀錄、中文行政會議紀錄、董事會會議紀錄，校務會議紀錄，系所主管聯席會議紀錄等等2006年以前的紙本資料。